关于印发《西安光机所国内会议管理办法(试行)》的通知

所属各部门:

    为进一步加强和规范会议管理,改进会风,提高效率,节约经费开支,根据国家和中科院相关文件精神,结合我所实际,对《西安光机所国内会议管理办法(试行)》进行修订,现予以印发,请遵照执行。

 

中国科学院西安光机所
2016年12月21日

 

西安光机所国内会议管理办法(试行)
第一章  

第一条      为进一步加强和规范会议管理、改进会风、提高效率、节约经费开支,根据《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔201650号)文件精神,参照《财政部、国家机关事务管理局、中共中央直属机关事务管理局关于印发<中央和国家机关会议费管理办法>的通知(财行〔2016214号)和《中国科学院会议费管理办法(试行)》(科发条财字〔2016103号),结合我所实际情况,制定本办法。

第二条      本办法适用研究所主办或承办且在国内召开的以科学研究、决策咨询、学术交流、成果转移转化等为主要内容的,如学术会议、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等各种会议。

第三条      召开会议应遵行厉行节约、务实高效、安全规范的原则。

第四条      使用公用经费召开的行政管理类会议归口管理部门为综合处;使用科研经费召开的科研业务类会议归口管理部门为项目管理部门。行政管理类会议应严控数量和规模,于每年310日前制定会议计划,并随年度预算审批下达,计划外行政管理类会议需填写情况说明,经主管所领导批准后纳入年度计划;科研业务类会议在科研支出中随年度预算审批下达,按科研业务需要召开,不列计划,实事求是合理确定会议天数和规模。

第二章 会议费和咨询费开支范围、标准及要求

第五条      会议费支出范围包括会议住宿费、伙食费和其他费用。其他费用包括交通费、文件印刷费、办公用品费、医药费、会议场地租赁费和会议服务费等。交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的考察、调研等活动而发生的交通支出。会议代表参加会议发生的城市间交通费,按照差旅费管理办法规定回单位报销。

第六条      会议费实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。会议费(不含咨询费)综合定额标准如下:

单位:元/人天

住宿费

伙食费

其他费用

合 计

340

130

100

550

综合定额标准是会议费开支的上限,应在综合定额标准内结算报销。仅所内人员参会的,原则上不允许列支住宿费及交通费,伙食费标准不得超过50/人天。无外地代表参加的会议,原则上不安排住宿,因特殊需要安排住宿的,需提前审批。参加会议的外籍知名专家和院士达到3人且占参会人数三分之一以上的,综合定额标准可提高20%

第七条      专家咨询费按高级专业技术职称人员500-800/人天、其他专业技术人员300-500/人天的标准执行。会期超过两天的,第三天及以后按高级专业技术职称人员300-400/人天、其他专业技术人员200-300/人天标准执行。所内专家咨询费原则上不高于300/人天。专家咨询费不得支付给项目组及相关项目管理人员。

第三章 会议召开及结算管理

第八条      因收到通知或函件需要召开会议的,应依据通知或函件要求,细化会议事项,编制会议日程、会议签到表和会议预算审批表。发放专家咨询费的,应按要求编制专家咨询费发放表。

因科研业务需要召开会议的,应按要求编制会议日程、会议签到表和会议预算审批表。发放专家咨询费的,应按要求编制专家咨询费发放表。

会议预算和支出均不得超过第二章所列经费标准。行政管理类会议的会议预算审批表由部门负责人和所领导审批通过;科研业务类会议由课题负责人、部门负责人、项目管理部门负责人和所领导审批通过。

第九条      会议应优先安排在所内进行,并改进会议形式,充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议(因科研业务合作单位本身处于风景名胜区,且会议在合作单位内部召开的除外)。

第十条      严禁借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。严格执行会议用房标准,会议用餐不安排宴请,不上烟酒。不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;严禁发放与会议业务内容无关的物品。

第十一条        专家咨询费应通过银行转账结算发放,会议费支出应尽量以银行转账或公务卡等非现金方式结算,最大限度减少现金使用。

第十二条        会议收取注册费、会务费、资助费等,应遵循“收支两条线”的原则,由财务处统一管理,严禁“坐收坐支”及私设“小金库”行为。较大规模的会议可委托具有相应资质的会议公司提供会议服务,但应签订合同并按合同据实结算,会议收支结算表作为会议支出报销凭据。

第十三条        经办人应当尽职尽责,按要求做好会议预算报批、组织签到等工作,收集会议通知、会议预算审批表、会议签到表、发票、POS小票等相关凭据。涉及咨询费发放的,还应签署咨询费发放表。

第四章 会议报销管理

第十四条        会议结束后应及时办理报销,以免延误咨询费发放和公务卡还款。

第十五条        会议报销一会一报,须提供会议预算审批表、会议日程、会议签到表、发票(及清单)、POS小票等相关凭据。有会议通知的,须提供会议通知;发放专家咨询费的,须提供签署完整的专家咨询费发放表。

第十六条        会议报销单应按费用类别分行填写单据行,如会议咨询费、会议住宿费、会议伙食费等。会议在外地组织召开的,会议费用应当与差旅费一并报销。差旅费票据应当单独整理粘贴,在同一报销单上分行填写,同时报销。

第十七条        会议支出(含会议费和咨询费,下同)未超出已审批会议预算的,行政管理类会议经部门负责人审批报销,科研业务类会议经课题负责人、部门负责人和项目管理部门负责人审批报销。会议支出超出已审批会议预算且不超过标准的,应提供超出预算的情况说明,按第八条进行会议预算和报销审批。会议支出超出标准的,不予报销。

第十八条        会议报销单经审批后提交会计审核。会计审核通过,不涉及咨询费发放的,安排出纳付款、公务卡还款等;涉及咨询费发放的,先由税务会计计算个人所得税,再入账安排出纳付款、公务卡还款、咨询费发放等。专家咨询费按税后金额汇到专家提供的银行账号(卡号)上。

第十九条        经办人应回答会计审核中提出的问题,需进行情况说明的,应按要求提供情况说明并经证明人签署和相关领导审批。

第二十条        科研业务类小型会议在确保真实性和相关性的基础上可以简化报销程序。会议支出小于10000元的,由课题负责人、部门负责人和项目管理部门负责人进行预算审批和报销审批;会议支出小于5000元的,可不编制会议日程和会议预算审批表,由课题负责人、部门负责人和项目管理部门负责人进行报销审批。

第五章 会议的安全与保密

第二十一条  涉密会议的保密管理按照涉密会议管理办法执行。

第二十二条  会议的公示按我所公示制度执行。

第六章 监督检查和责任追究

第二十三条  纪检监察审计室对会议管理和经费使用情况进行监督检查。主要内容包括:会议支出范围和开支标准是否符合规定;会议是否在规定的地点和场所召开;其他情况。

第二十四条  违反本办法规定,有下列行为之一的,依法依规追究会议举办部门和相关人员的责任:

(一)     未按要求办理会议预算审批的;

(二)     以虚报、冒领手段骗取会议费的;

(三)     虚报会议人数、天数等进行报销的;

(四)     违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支 

标准的;

(五)     违规报销与会议无关费用的;

(六)     其他违反本办法行为。

有以上所列行为之一的,由纪检监察审计室责令改正,追回资金,并经报批后予以通报。对直接负责的主管人员和相关负责人,报请有关部门按规定处理。

第七章 附则

第二十五条  本办法所列事项,国家另有规定的,从其规定。

第二十六条  本办法由财务处负责解释,自201711日起执行,原《西安光机所国内会议管理办法(试行)》(西光财字2014105号)废止。

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