西安光机所外事管理办法

  根据外交部和院国际合作局的有关规定,结合当前形势和我所实际,特制定西安光机所外事管理规定。

  陆甬祥院长曾经批示:--国家对出访有明确规定,对领导干部要求更严。我院是研究机构,国际交流是必须的,但也要讲究实效,科学管理。现在是需要引起注意,加强管理的时候了。应重申对局以上领导干部出国管理的基本原则,严格审批程序,实行年度目标控制……。真正去那些非去不可的,可去可不去的尽量不去,将更多的精力集中到院创新管理和科技创新上来。 

  出国安排原则:

  出国团组一个团组不超过6人,参加国际会议或特殊情况需说明详细理由,提交国际会议组委会签名的邀请信,注明大会报告题目,自付经费或资助经费,严禁拆分团组或组织团外团。

  出国访问、考察、洽谈等,出访1国,在外停留不超过6天;2国不超过10天;3国不超过12天。抵离境当日计入在外停留时间。

  出国申报需提前2-3个月,由于出国审批程序不能同时进行,文件往返需要邮寄时间,部分国家签证时间较长,少于规定时间会影响按时出访。

  未经院国际合作局立项同意,不得随意邀请院领导或院外副部级以上人员一同出访,不得随意邀请军队人员一同出访,不得随意邀请院外系统人员一同出访,不得承诺为院外系统人员办理出访手续。

  《关于印发“严格控制双跨出访团组的规定”的通知》(际综字【2003】57号)和《关于进一步加强双跨出国组团工作的补充规定》(际字【2005】4号) 

  出国经费管理:

  出国经费实行院预算管理制度,出国实行总量控制。每年年底向院合作局报下年度出国计划和经费预算。计划外公费出访,原则上不安排。

  出国任务批件和因公出国证件是报销出国费用的重要依据。外事、财务根据任务批件、护照和开支明细审核、报销。

  未经院国际合作局批准出国或未经批准增加访问国家、延长在外天数或超标、超范围开支,发生费用不得报销。

  财政部外交部关于印发《临时出国人员费用开支标准和管理办法》的通知(财行【2001】73号) 

  出国证件管理:

  公费出国的团组和个人必须通过因公出国审批渠道办理手续,持用因公护照,按有关程序办理出国签证。严禁持普通护照(即因私护照)出国执行公务。

  因私出国仅限自费旅游、探亲和处理个人事物,幷需报所人事部门和保密办批准。因私出国不得持用因公护照。

  因公护照实行统一办理和保管,出国人员回国7日内将护照交所科技处,请出国人员配合。每年1月和7月,科技处须将护照保管情况上报合作局,否则会影响我所出国任务的审批。

  《关于进一步加强我院因公护照管理工作的有关规定》(际字【2005】4号) 

  协议管理:

  所级协议文本的基本要素含协议名称、签署各方名称、签署背景、合作目的、合作内容、合作方式、权利义务、经费来源、知识产权、保密条款、违约条款、延期条款、有效期、签署人、签署日期、签署地点等基本要素。

  对于具有敏感内容的协议,需按国家有关规定事先报相关部门审批。

  协议到期前半年,应按双方商定的方式对实施情况进行评估。

  所级协议由法定代表人或其书面委托人签署,报合作局备案并定期向院报告协议实施情况。

  院级协议按参照院级协议管理办法执行。

  《关于印发“中国科学院国际科技合作协议管理办法”的通知》(科发际字【2008】97号) 

  来访管理:

  《被授权单位签证通知表》是院邀请外国科学家来院交流访问、参加会议、合作研究、参加培训的重要文件。按照国务院授权,应按被邀请人、填写“通知表”、报国际合作局领导审签、加盖合作局公章后发往我驻外使领馆。

  “被授权单位签证通知表”只能用于与我所工作密切相关的国外科技和管理人员来华访问,不能用于邀请其他国外人员,也不得代替院外其它单位邀请外宾来访,不能用于港澳台人士。

  邀请国外副部级以上官员、各国前政要人员、梵蒂冈等未建交国家人员、新闻媒体、宗教、政党以及有领土争议的地区人员来访,须经国际合作局报有关部门批准。

  邀请巴基斯坦、斯里兰卡、伊朗、伊拉克、阿富汗和尼日利亚6国人员来华,不得通知被邀请人到第三国申请签证。

  《关于规范“被授权单位签证通知表”的通知》(际字【2005】12号) 

  国际会议管理:

  会议经费来源:科技部、科协、基金委、科学院

  会议举办地:不含港澳台

  资助强度:一类会议10-30万元;二类会议5-10万元;三类会议2-5万元。

  申报日期:每年11月1日为第二年上半年会议申请受理截止日,即只受理第二年1月1日至6月30日召开的国际会议的资助申请。

  每年5月1日为当年下半年会议申请受理截止日,即只受理当年7月1日至12月31日召开的国际会议的资助申请。

  会议经费参照《中国科学院国际会议资助管理办法》修订版2008年3月 

  本管理办法在所网页公告栏上长期保留。

科技处    
二零零八年七月二十日