文件管理规定

　　第一条 为规范空天项目文件管理，提高收发文件的质量和效率，特制定本管理规定。

　　第二条 本规定中所称文件是指空天技术处接收到的外部文件、各部门产生的需所内传送或外发的文件、外协外购合同，以及空天技术处编制或签发的各类文件。

　　第三条 文件编号规则如下：

　　1）空天项目各类文件及合同：

　　其中：项目类别分别为Ⅰ类项目（航天型号）、Ⅱ类项目（横向）及Ⅲ类项目（预研/基金）；文件来源分别规定为：W—外来文件，Z—所内自制文件，H—外协外购合同。

　　例：W19-J18096Ⅰ-001代表XX-5（02）卫星载荷项目（Ⅰ类项目）2019年第1份外来文件。

　　2）空天技术处编制的各类文件：

　　第四条 外来文件由空天技术处相关业务主管确定知悉范围，必要时向主管领导呈报，并由业务主管第一时间将文件发至相关研究单元。

　　外协外购合同的签订及审批均按《空天项目采购合同审批管理规定（试行）》执行，签署完整后交由空天技术处文件管理员盖章受控管理。

　　经空天技术处外发的文件需填写《西安光机所外发文件材料审批表》，并按保密管理规定审批，由文件管理员盖章受控后外发。具体受控编号形式如下：

　　编号规则为：西光外发—2019—非密/涉密—流水编号。

　　第五条 文件的发放与存档管理：

　　1）所有技术类文件（含蓝图）原件发放至各部门，编号为共XX份第1份，由各部门统一保存及使用，项目结题或正式交付验收后由各部门整理交付档案室保存。

　　2）所有管理类文件及外协外购合同原件第一份留存空天技术处，复印件下发各部门使用，项目结题或正式交付验收后由空天技术处整理交付档案室保存。

　　第六条 项目结题或正式交付验收后，各部门根据实际使用的必要性，将作废的非密文件统一整理后，经部门负责人审批后可自行销毁；作废的涉密文件销毁时，按所保密办的文件销毁程序办理。

　　第七条 本规定由空天技术处负责解释，自发布之日起施行。