中国科学院西安光机所空天技术处

  文件管理规定

  第一条 为规范空天项目文件管理,提高收发文件的质量和效率,特制定本管理规定。

  第二条 本规定中所称文件是指空天技术处接收到的外部文件、各部门产生的需所内传送或外发的文件、外协外购合同,以及空天技术处编制或签发的各类文件。

  第三条 文件编号规则如下:

  1)空天项目各类文件及合同:

  其中:项目类别分别为Ⅰ类项目(航天型号)、Ⅱ类项目(横向)及Ⅲ类项目(预研/基金);文件来源分别规定为:W—外来文件,Z—所内自制文件,H—外协外购合同。

  例:W19-J18096Ⅰ-001代表XX-5(02)卫星载荷项目(Ⅰ类项目)2019年第1份外来文件。

  2)空天技术处编制的各类文件:

  第四条 外来文件由空天技术处相关业务主管确定知悉范围,必要时向主管领导呈报,并由业务主管第一时间将文件发至相关研究单元。

  外协外购合同的签订及审批均按《空天项目采购合同审批管理规定(试行)》执行,签署完整后交由空天技术处文件管理员盖章受控管理。

  经空天技术处外发的文件需填写《西安光机所外发文件材料审批表》,并按保密管理规定审批,由文件管理员盖章受控后外发。具体受控编号形式如下:

  编号规则为:西光外发—2019—非密/涉密—流水编号。

  第五条 文件的发放与存档管理:

  1)所有技术类文件(含蓝图)原件发放至各部门,编号为共XX份第1份,由各部门统一保存及使用,项目结题或正式交付验收后由各部门整理交付档案室保存。

  2)所有管理类文件及外协外购合同原件第一份留存空天技术处,复印件下发各部门使用,项目结题或正式交付验收后由空天技术处整理交付档案室保存。

  第六条 项目结题或正式交付验收后,各部门根据实际使用的必要性,将作废的非密文件统一整理后,经部门负责人审批后可自行销毁;作废的涉密文件销毁时,按所保密办的文件销毁程序办理。

  第七条 本规定由空天技术处负责解释,自发布之日起施行。

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