第一章 总 则
第一条 为进一步加强研究所对科研项目关联业务的管理，依据《中国科学院所属单位经济活动内部控制规范》（科发条财字〔2013〕206号）、《中国科学院关于加强科研项目关联业务管理的暂行规定》（科发条财字〔2015〕125号）等相关制度，结合研究所实际，特修订本细则。
第二条 本细则所述关联业务是指研究所委托具有关联关系的企业或单位(简称关联方)提供有偿业务的行为，包括委托研制、设备采购、材料采购、加工外协、测试试验、试制改造和工程类等业务。
第三条 本细则所述关联方是指研究所、研究所职工和特定关系人投资的企业或单位。
投资包括直接参与的投资和间接参与并达到控制关系的投资。特定关系人是指研究所职工的近亲属，以及其他共同利益关系人（包括在职人员的学生、老师等）。
控制是指对企业或单位的日常经营管理决策具有决定权。
第四条 本细则旨在规范研究所承担的各类科研项目或课题关联业务的处理，以确保关联业务的必要性、真实性和公允性，防止违规拨付资金、套取资金及利益输送等舞弊和违法行为的发生，保证研究所科研项目资金的安全和规范使用。
第五条 研究所承担的各类科研项目、课题及子课题等（以下统称项目）在发生关联业务时，应当在执行研究所采购、外协等相关管理制度的基础上，同时执行本细则的规定。
第二章 关联业务处理
第六条 关联业务的处理原则。
一、专款专用原则：项目资金只能用于合同任务书规定的开支，不得用于其他课题开支；不得截留、挤占、挪用财政资金，不得违反规定随意转拨、转移财政性资金。
二、以预算为依据原则：项目支出必须以预算为依据（包括按照规定程序调整的预算），不得开支预算中没有安排的业务；项目资金的转拨必须以项目任务书、预算书及合同为依据，凡任务书和预算书中未列为联合承担单位的，一律不得拨付课题经费。
三、真实性原则：项目各项关联业务，必须以实际发生的真实业务为基础进行管理和会计核算，不得以虚假、未发生的虚构事项作为支出依据。
四、必要性原则：各项关联业务必须以实际科研任务需要为前提，不得开支与项目任务无关或不必要的关联业务。
五、公平公正公开、独立交易原则：关联业务应坚持客观公正、公开透明、独立交易原则，不得故意提高价格变相转移和套取资金。
第七条 研究所关于科研项目关联业务的基本规定。
一、原则上限制与研究所职工和特定关系人参与投资的企业（公众公司除外）开展关联业务，以避免利益输送。
二、与研究所投资的企业及研究所实际控制的其他单位开展业务，应当合规必要、公平公正。
三、对因科研项目任务需要或者客观情况所限，确实必要的关联业务，应当按照本细则严格管理，确保符合关联业务的处理原则，不存在利益输送等违法违规行为。
第八条 研究所办理关联业务的基本程序。
一、项目负责人应当在研究所网站对照查询《西安光机所涉及关联业务企业名单》，积极识别关联方，对潜在供应商中存在关联关系的，应当及时主动通知采购管理部门，以备采取回避制度等必要措施。
二、采购管理部门应当组织确保公平公正的评选环境，以公平对待具有关联关系的潜在供应商和其他潜在供应商。
三、若通过初步遴选，选中了具有关联关系的潜在供应商，采购管理部门应按本细则规定组织关联业务评审，并填报《西安光机所关联业务审批表》。若选中的供应商不具有关联关系，不执行本细则。
四、关联业务评审通过后，应当按要求完成《西安光机所关联业务审批表》的后续审批手续，并在所网站按本细则要求进行公示。
五、公示通过后，方可办理合同审批、签订，开展后续业务。合同申请审批时间应该在公示日期结束后。
第九条 采购管理部门应当加强对科研项目关联业务的管理，包括合同签订、执行和验收等环节。
关联业务金额在1万元以下的不要求填报《西安光机所关联业务审批表》（见附件，下同），不要求公示，不要求签订合同。
关联业务金额在1万元（含）以上的，均应按要求签订合同。其中：1万元（含）以上10万元（含）以下的须首先填报《西安光机所关联业务审批表》并审批，但不要求组织关联业务评审和公示，审批通过后办理合同审批、签订手续；10万元以上的须首先填报《西安光机所关联业务审批表》，组织关联业务评审，并审批公示，公示期满无异议后办理合同审批、签订手续。
《西安光机所关联业务审批表》的审批级次依照采购管理部门同类业务同等金额的审批要求执行。
第十条 关联业务金额在10 万元以上的，均应成立关联业务评审专家组进行评审，评审专家应不少于5人，其中技术专家至少2人，必要时须聘请外部专家参与评审。关联业务评审专家组应由熟悉相关领域业务的专业技术人员组成，一般应具有副高级以上职称，不能与所评审项目有利害关系。
第十一条 关联业务评审专家组应基于项目组关于业务的陈述、项目负责人的承诺、关联方的资质和能力及报价响应等情况，针对业务的必要性、预算相符性、关联方的资质和能力及报价响应情况、是否存在利益输送等方面发表意见，给予关联业务是否通过评审的明确结论。
第十二条 关联业务评审专家组应当对评审结论负责，组长和成员均应当在《西安光机所关联业务审批表》上签名。专家组成员之间存在不同意见时，评审组长应当基于多数决策的原则形成评审组的意见。评审组织者应当明确记录最终存在的不同于小组结论的不同意见，经当事人确认后随相关材料一并由项目主管机关存档。
第十三条 关联业务金额在10 万元以上的，采购管理部门应将按要求审批完成的《西安光机所关联业务审批表》在研究所网站进行公示，公示期不少于5个工作日。公示期满无异议的，采购管理部门在研究所网站发布公示结束通知后，即可办理合同审批、签订等手续。公示期内有异议的，应组织补充论证，论证后认为异议成立的，终止本次合同签订；论证后认为异议不成立的，应将异议意见、补充论证材料及意见再次公示。对多次提出异议的，采购管理部门可视情况决定终止本次合同签订。
第十四条 《西安光机所涉及关联业务企业名单》在所网站网上办公平台公布，由产业发展处定期更新，供所内项目负责人、采购管理部门对照查阅。
第十五条 涉密项目涉及关联业务的，应当按照保密管理要求酌情处理。一般情况下，也应当执行本细则的评审和审批规定，在不违反保密要求的前提下，可进行脱密处理，并经研究所保密管理部门同意后予以公示。
第三章 责任和监督
第十六条 科研人员及管理人员均应强化责任意识，严格遵守科研项目资金管理的各项规定，主动识别关联方及关联业务，确保各项资金使用合法合规。
第十七条 项目负责人应当于科研项目开立课题时做出承诺：在项目研制过程中，遵守资金管理规定，主动识别关联方和关联业务，不进行利益输送等违法违规行为。
项目负责人在办理《西安光机所科研项目采购合同审批表》时，应当选择“已对照阅读西安光机所涉及关联业务企业名单”，勾选是否涉及关联业务，并于关联业务合同签订前做出承诺：本次采购确为必要，本人将严格遵守相关管理办法，恪守科研诚信，不向他人输送利益。同意签署。
项目负责人应当自觉接受有关部门的监督，对确有必要发生的关联业务的真实性、合法性、必要性负直接责任，确保不存在利益输送等违法违规行为。
第十八条 采购管理部门应严格按照国家、中国科学院及研究所有关规定，做好关联业务管理工作，主要包括：
一、依据项目的科研实际，审核关联业务的必要性、合理性；
二、组织做好潜在供应商的调研工作，审核关联方信息，组织关联业务评审。
三、审核《西安光机所关联业务审批表》审批手续，办理关联业务的公示，并收集处理反馈意见；
四、组织合同（协议）的谈判、审查、签订、执行和验收等工作。
五、建立相关业务档案，妥善保存供应商响应文件及报价单、《西安光机所关联业务审批表》、公示结果、合同等相关资料。
第十九条 财务资产处应当严格预算执行，按照合同约定及执行进度支付相关款项，确保项目资金使用符合要求。
第二十条 严格杜绝将研究所的人员、场地、平台、设备等资源无偿提供给其他单位，为研究所提供测试、化验、加工等服务，并向研究所收取相关费用的行为。严禁通过虚构业务内容、提高支出标准等方式将科研经费转移至关联方的行为。
第二十一条 在关联业务的处理过程中，可能与职工、特定关系人等的利益发生冲突或者牵涉，研究所各位职工均应当主动识别此种情况，并及时报采购管理部门知晓，主动回避，避免参与相关事项，特别是评审和决策事项。
一、本单位职工不得以外部企业名义，承接项目的关联业务谋取或为他人谋取不当利益，不得为特定关系人从事营利性活动提供便利和优惠条件。
二、在涉及项目的设备采购、材料采购、测试化验加工等事项招投标时，与投标方存在关联关系的单位职工或特定关系人应事先声明，并采取回避制度，同时不得对审核和决定等环节工作施加影响。
三、单位职工不得利用职权或者学术上的影响，以暗示、授意、指定、强令等不当方式，影响课题关联业务审批的正常开展。
第二十二条 对违反本细则规定的关联业务，单位不得审核批准报销相应支出；已经报销的，查实后责成当事人退回相应资金，并同时按照违反财经纪律行为追究有关人员责任；造成经济损失的，应按违反财经纪律追究相关直接责任人责任；触犯法律的，移送司法部门处理。
第四章 附 则
第二十三条 本细则所涉事项，国家、相关部委和中国科学院等上级部门另有规定的，从其规定。
第二十四条 本细则由财务资产管理处负责解释，自发布之日起试行。原《西安光机所关于加强科研项目关联业务管理的实施细则（试行）（西光财字[2017]70号）》同时废止。
